Effectory

112961654_1280Om de organisatie meer toekomstbestendig te maken, ging onderzoeksbureau Effectory in 2011 over op zelfsturende brancheteams. Daarmee is het een van de vele inspirerende voorbeelden van nieuw organiseren.
Onderzoeksbureau Effectory, dat marktleider is op het gebied van medewerkersonderzoeken, gaat er van uit dat organisaties die goed in contact staan met hun medewerkers en klanten, beter presteren. In de nieuwe, toekomstbestendige organisatie, vormen medewerkers multidisciplinaire teams rondom een specifieke groep klanten. Elke medewerker koos voor één van de vijf brancheteams (Medewerkersonderzoek Zorg, Medewerkersonderzoek Zakelijke dienstverlening, Internationaal en Klantenonderzoek) of voor een van de ondersteunende teams, Technische Ontwikkeling en Staf. Met de kanteling van de organisatie kregen de managers een rol als specialist in de teams en hief het toenmalige MT zichzelf op. Inmiddels zijn er elf zelfsturende teams, waarvan negen brancheteams.

Iedereen ondernemer
De grootste uitdaging voor de teams was om ondernemerschap te ontwikkelen. Iedereen in de organisatie ging immers ‘bedrijfje spelen’. Alle medewerkers kregen een business card met daarop ‘ondernemer’. De brancheteams werden gezamenlijk verantwoordelijk voor de resultaten en konden zelf initiatieven nemen om die te beïnvloeden. De medewerkers kregen volledig inzicht in de eigen cijfers en die van de andere teams: verkoopresultaten, personeelskosten, opleidingskosten. Ze moesten leren om daarop te sturen. Zo ontdekten ze samen antwoorden op vragen als: ‘hoe rendabel zijn we?’ En: ‘kunnen we ons die investering permitteren?’

Round-Meeting2Samen sparren over de resultaten
De oprichters/ aandeelhouders formuleren jaarlijks een organisatiebrede visie en strategie met een aantal KPI’s zoals de X-factor in 2013: zoveel mogelijk impact leveren binnen een voor de klant zo kort mogelijk tijdsbestek. De teams werken deze visie uit naar een koers voor de eigen branche. Elke twee maanden is er een informatiebijeenkomst met alle medewerkers. Daarnaast schuift elk team eenmaal per zes weken aan bij de twee oprichters/aandeelhouders. Zij zijn ‘meewerkend voorman’ in de nieuwe organisatie, ze faciliteren de teams en houden een vinger aan de pols. Samen met de teams bekijken ze de cijfers en bevragen hen op de keuzes die ze maken. Zij beschouwen hun rol vooral als coach in het ondernemerschap en geven dan ook adviezen als de omzet van een team achterblijft en helpen bij lastige afwegingen, bijvoorbeeld bij investeringen. Het doel van deze aandeelhoudersvergadering is om met elkaar te sparren, de beslissingen blijven bij het team. Als het echt niet goed gaat met een team, kunnen de aandeelhouders ingrijpen en sturend optreden, wat tot nu toe niet is voorgekomen.

Elkaar beoordelen
In de nieuwe organisatie zijn de teams zelf verantwoordelijk voor het beoordelen van ieders functioneren. Daartoe hebben de medewerkers zelf, ondersteund door de HR-staf, een eigen feedbacksysteem ontworpen. Drie keer per jaar geeft iedereen feedback aan elkaar. Elke medewerker vraagt minimaal zeven collega’s die samen een representatief beeld kunnen geven, om feedback te geven op drie punten: samenwerking, toegevoegde waarde voor de organisatie en vakmanschap. Deze beoordeling wordt aan het einde van het jaar vertaald in salariëring.

Teamontwikkeling
Om gewend te raken aan de nieuwe manier van werken krijgen de brancheteams van Effectory coaching op teamvraagstukken. Soms gaat dat over de samenwerking, over het omgaan met verschillen, soms over vertrouwelijke issues als teamdynamiek. De teamsamenstelling bleek het eerste jaar een belangrijke factor voor succesvol functioneren. In de teams met relatief veel junior medewerkers valt de werkdruk en de grote verantwoordelijkheid van zelfsturing soms zwaar. Begeleiding door een meer ervaren collega, evenals een meer evenwichtige teamsamenstelling bleken uitkomst te bieden. Ook ontdekte men dat het handig kan zijn als er binnen het team een ‘procesversneller’ is: iemand die initiatief neemt, knopen doorhakt en procesmatig kan sturen. Indien nodig vragen teams nu iemand uit een ander team die daar goed in is, om hen door een lastige fase te loodsen.

slimste-bedrijf-van-Nederland-2013-100x95Resultaten
Het is duidelijk dat het ‘samen ‘bedrijfje spelen’ de betrokkenheid van medewerkers enorm vergroot. De medewerkertevredenheid is gestegen van 8,4 naar 8,7. Medewerkers vinden dat ze veel meer ontwikkelingsmogelijkheden hebben ( van 6,5 naar 7,8). De nieuwe werkwijze levert ook meer tevreden klanten op. De klanttevredenheid is sinds begin 2012 toegenomen van 8,5 tot 8,9. In oktober 2013 heeft Effectory de prijs gekregen voor het slimste bedrijf van Nederland. Deze verkiezing is een initiatief van Syntens Innovatiecentrum en het Ministerie van Economische Zaken. Uit het juryrapport: “We zijn onder de indruk van de enorme omslag die Effectory heeft gemaakt van een functioneel georganiseerd en gestuurd bedrijf naar een bedrijf met zelfsturende teams. En dat met zo’n omvang in zo’n korte tijd. Dit getuigt van lef en geloof in eigen kracht van de mensen.”

Lessen
De zelfsturing van medewerkers bij Effectory bestaat vooral uit het mede-ondernemer zijn en in het feit dat de structuur en inrichting voortgekomen is uit de medewerkers zelf. De lessen zijn dan ook:

  • Vraag medewerkers zelf hoe de nieuwe organisatie eruit moet zien, en hoe nieuwe systemen het beste kunnen worden ontworpen.
  • Investeer in het versterken van bedrijfsmatige kennis bij de medewerkers in de brancheteams.
  • Focus met de teams niet te zeer op de cijfers, maar ontwikkel ondernemerschap in brede zin.
  • Laat stafmedewerkers een nieuwe, meer faciliterende rol ontwikkelen
  • Let bij de start op evenwichtig samengestelde teams en bied hen passende coaching aan.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

17 − zeven =

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.