Zelforganiserende teams in woon- en zorgcentrum St. Jozef

|

St. JozefEigenlijk begon het nieuwe organiseren in woon- en zorgcentrum St. Jozef in Neerpelt (B) al tien jaar geleden. Tijdens gezamenlijke visiedagen formuleerden medewerkers de kern van goede zorg als: ‘kwali-tijd van leven in dialoog’. Deze formulering betekende slechts een startpunt. Volgens Leen Plessers, de woonzorgcoördinator, evolueerde de visie, door het in praktijk te brengen en erover te praten, naar ‘een (t)huis met een ziel’. Als kernwaarden staan deskundig zijn, luisteren naar verhalen, bezielen en samenwerken centraal.

Bezieling aanboren
Het uitgangspunt van de visie is dat bejaarden hun leven als zinvol willen ervaren. “De verzorging van bewoners is niet meer dan het startpunt van onze missie”, vertelt Jos Claes, directeur van het centrum. “Het echte leven begint pas daarna en krijgt vorm in aandacht voor wensen en dromen, herinneringen, de relaties die mensen hadden en hebben. Vandaar de nadruk die wij leggen op aanwezig zijn bij de verhalen van mensen en hun bezieling aanboren.” In dat licht is het logisch dat de zorg voor bewoners hand in hand gaat met die voor medewerkers. “We geloven dat gelukkige en gemotiveerde medewerkers die mee hun job kunnen vormgeven, beter presteren. Ze werken zelf vanuit bezieling en gaan van daaruit anderen ‘bezielen’.”

Kleinschalig wonen
De visie is zichtbaar aanwezig in woon- en zorgcentrum St. Jozef op banners en in de kunstwerken. Ze vormt vooral ook de rode draad in alle beslissingen die genomen worden in het centrum. Zo koos de organsiatie voor kleinschalig wonen in eenheden van 14 tot 16 bewoners. Rondom de bewoners staat een gemengd team van logistieke medewerkers, onderhoudsmedewerkers,  zorgkundigen en verpleegkundigen. Elk van de tien afdelingen heeft een eigen keuken waar de maaltijd wordt bereid. De eenheden  hebben ook een eigen budget voor de inrichting van de wooneenheid. Daardoor zien alle afdelingen er anders uit.

multidisciplinaire teamsZelforganiserende teams
De keuze voor multidisciplinaire teams kwam voort uit de visie, en tegelijk waren de nieuw samengestelde teams ook een noodzaak om voldoende personeelsbezetting te garanderen op elke afdeling. Met deze structuur zette woon- en zorgcentrum St. Jozef de eerste stappen in de richting van een andere, innovatieve manier van organiseren. “Alleen benoemden we dat toen nog niet zo”, vertelt directeur Jos. “We stapten samen met een aantal andere woonzorgcentra in een traject georganiseerd door POM Limburg en Flanders Synergy, en kwamen zo in contact met het gedachtegoed van Innovatieve Arbeids Organisaties. De directeur herkende veel en de puzzelstukjes vielen op zijn plaats.

Samen slim zijn
Tegelijk werd duidelijk dat woon- en zorgcentrum St. Jozef nog een hele weg te gaan had. Daarop betrok de woonzorgcoördinator andere mensen in de organisatie bij het innovatietraject. Leen: “Een trekkersteam vormen, is essentieel. In je eentje lukt het niet om dit soort beweging op te starten en vol te houden. Gaandeweg pakken we het grondiger aan en denken we meer samen na over de principes achter de acties die we nemen. Onze motivatie wordt er alleen maar sterker door.”

Volgende stap
Vanuit deze reflectie besloot de organisatie in de tweede helft van 2015 tot een nieuwe stap in het proces. Het team dagbesteding/ ergotherapie werd uiteen gehaald en toegevoegd aan de afdelingsteams. Dat was geen makkelijk proces.  Een creatief en goed functionerend team wordt uit elkaar gehaald om dichter bij de bewoner te staan. De taak van bezigheidstherapeuten en ergotherapeuten verandert ingrijpend: van organiseren en begeleiden over de verschillende afdelingen heen verschuift hun opdracht naar coach en begeleider van dagbestedingsactiviteiten in een wooneenheid. Ze moeten bijdragen aan een actieve dynamiek op de afdeling en ze ondersteunen zorgcollega’s bij activerende interventies. Aangezien er tien kleinschalige afdelingen zijn en geen middelen om de ploeg uit te breiden, hoort een bezigheidstherapeut en een ergotherapeut vaak in twee teams. Hoewel ze dat aanvankelijk niet prettig vinden, zien zij hier intussen juist een meerwaarde in.

Tijd en doorzettingsvermogen
In het begin liep het moeilijk en hadden de betrokken medewerkers ernstige bedenkingen bij de aanpak. “Luisteren is dan de boodschap en meebewegen  waar het kan, zonder aan de principes te raken”, zegt Jos. ”We leerden dat innovatief organiseren soms doorzetten is en dat een periode van zoeken normaal is. De vruchten plukken komt pas na een tijdje. Ons geloof dat deze manier van werken op lange termijn beter is voor de bewoners en de organisatie, trok ons vooruit, evenals de gezamenlijke reflectie in het trekkersteam.”

teamGroeiende verantwoordelijkheid
Niet alleen de samenstelling van de teams is anders dan vroeger, ook hun manier van werken is veranderd. De teams bepalen samen de prioriteiten en de werkverdeling en ze springen in voor elkaar. Ze hebben hierin al een hele weg  afgelegd en functioneren behoorlijk autonoom en verantwoordelijk. Ze regelen hun uurroosters zelf en nemen het initiatief voor activiteiten met de bewoners.  Wat nog lastig blijkt, is elkaar feedback geven. Collega’s ervaren schroom om  elkaar aan te spreken en zo mee verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel. Dit besef groeit nu langzaam maar zeker. Eén team maakte samen een teamcharter waarin dit duidelijk als doelstelling staat opgenomen.

Nieuw leiderschap
In woon- en zorgcentrum St. Jozeg gelooft men dat een leidinggevende nog steeds erg belangrijk is om zaken te coördineren en om medewerkers te ondersteunen. De leidinggevenden hebben wel een andere stijl dan voorheen: minder aansturen en controleren en er via coaching voor zorgen dat medewerkers het beste van zichzelf kunnen geven. Om vanuit een gemeenschappelijke visie op coachend leidinggeven te werken volgden de afdelingscoördinatoren samen een trainingstraject. Dit zorgde voor meer samenhang in het team van afdelingscoördinatoren. Ze komen tweewekelijks samen en spreken elkaar tussentijds makkelijker en gericht aan met vragen.  Twee voormalige leidinggevenden haakten af omdat ze zich niet konden vinden in de nieuwe manier van werken. “Dat is spijtig, maar het hoort erbij”, vindt woonzorgcoördinator Leen. “En het betekent dat onze ommekeer meer is dan lippendienst bewijzen aan een ideaal.”

Samenhang
Naarmate woon- en zorgcentrum Sint-Jozef meer decentraal werkt, wordt het bewaken van een gemeenschappelijke identiteit en voldoende samenhang tussen de afdelingen een aandachtspunt. Tien sterke wooneenheden functioneren autonoom en vormen hechte teams. De focus van medewerkers kwam steeds meer bij hun afdeling te liggen. Een gezamenlijk personeelsfeest hoefde bijvoorbeeld voor velen niet meer. Daarom organiseert het centrum nu teamdagen waarbij mensen over teams heen een halve dag samen een activiteit ondernemen, zoals een quiz of een vrij podium. Dit zorgt voor verbinding over de afdelingen heen. Daarnaast spelen de afdelingscoördinatoren een verbindende rol naar de teams: zij stemmen vaak af onder elkaar. Binnen een team zijn er bovendien ‘sterrollen’: mensen die zich inhoudelijk verdiepen in een thema zoals dementie, huiselijkheid, palliatieve zorg of personeelszorg. Deze ‘sterren’ komen samen in een werkgroep rond hun thema. Doel is kennis en expertise delen en van elkaar leren.

zorgResultaten 
De eisen die woon- en zorgcentrum St. Jozef  aan hun mensen stelt worden in het algemeen hoger. Van een huishoudelijke hulp verwachten we dat ze ook eens een maaltijd opdient en met bewoners praat. Daardoor haakten enkele anderstalige medewerkers af voor wie dat een brug te ver was. Omgekeerd verwachten we ook van zorg- en verpleegkundigen dat ze indien nodig een dweil nemen en iets schoonmaken. Desondanks is het ziekteverzuim ruim gedaald. Ook de resultaten van de psychosociale welzijnsbevraging zijn beter. En als de medewerkers wordt gevraagd of ze terug willen naar de vroegere situatie zegt bijna iedereen ‘nee’.

Wetgeving uit de pas
Een hindernis is de Belgische wetgeving: die is niet aangepast aan innovatief organiseren, zeker niet in de ouderenzorg. De taken die bij elke functie horen zijn zeer strikt omschreven. Jongeren die net van de schoolbanken komen, zijn  niet altijd voorbereid op deze manier van werken waarbij ze mee verantwoordelijkheid nemen voor het geheel aan taken. Dat leren ze gaandeweg op de werkvloer. Daarom wil woon- en zorgcentrum St. Jozef twee volgende stappen zetten: ten eerste de nieuwe manier van werken uitbreiden naar de ondersteunende diensten als de administratie en inkoop, zodat zij meer gaan werken ten dienste van de afdelingen. Ten tweede wil het centrum de manier van werken in multidiscipilinaire teams beter onderbouwen en verankeren. Ze wil op zoek naar ‘harde bewijzen’ dat deze manier van werken tot betere resultaten leidt. Dat zou op termijn wellicht invloed kunnen hebben op de wetgeving.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

twaalf + twintig =

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.